SAP Mengintegrasikan Fungsi Bisnis di PT Arkananta Apta Pratista

Jakarta, 17 April 2012 – SAP Indonesia menginformasikan bahwa solusi SAP Business One telah diimplementasikan di salah satu perusahaan kontraktor pertambangan yakni PT Arkananta Apta Pratista (PT Arka). SAP Business One merupakan solusi yang dirancang khusus oleh penyedia aplikasi bisnis terbesar di dunia – SAP untuk perusahaan kecil menengah dan menyediakan aplikasi tunggal yang mengintegrasikan fungsi inti bisnis di seluruh perusahaan.

Aktivitas utama yang dilakukan oleh PT Arka ialah mengerjakan pemindahan tanah / pengupasan tanah di area yang mengandung bahan tambang seperti batubara dan nikel, pengambilan bahan tambang, dan pengangkutan ke stock pile klien. Berdiri di tahun 2004, PT Arka memiliki misi untuk memfokuskan diri pada aplikasi yang aman, ramah lingkungan, kualitas terbaik, tehnik yang kompetitif, pengetahuan dan keterampilan pengelolaan, serta kontribusi terhadap pengembangan, inisiasi, dan ekspansi para pelanggannya. Sampai dengan saat ini, PT Arka memiliki kurang lebih 9 divisi, yang terdiri dari Divisi Operasional, Perawatan Alat Berat, Accounting, Keuangan, Research & Development, Procurement, Logistik, Human Resources, Commercial yang tersebar di 2 kantor pusat di Jakarta dan Balikpapan serta di lokasi proyek pertambangan.

Proses Implementasi

Dari sejak awal berdirinya, PT Arka menggunakan berbagai macam piranti lunak akuntansi. Sistem yang digunakan tidak terintegrasi satu dengan yang lainnya dan penginputan data dilakukan secara manual per departemen. Seiring dengan berjalannya waktu, bisnis PT Arka semakin berkembang dan beban pekerjaan juga semakin bertambah. Manajemen merasa sistem yang digunakan sebelumnya tidak dapat memenuhi kebutuhan bisnis di PT Arka saat itu dan kedepannya.

Sistem yang tidak teritegrasi satu dengan yang lainnya menimbulkan berbagai kendala dalam proses bisnis yang ada, salah satunya adalah Departemen Akuntansi harus memperhatikan kendali atas keuntungan dan kerugian dalam setiap proyek secara manual. Selain itu, laporan keuangan tidak dapat tersaji secara cepat dan akurat karena proyek-proyek PT Arka yang kebanyakan berada di pedalaman, jauh dari kantor pusat. Rachman Yulikiswanto selaku Accounting Manager PT Arka mengungkapkan, butuh waktu yang sangat lama untuk mengumpulkan berbagai informasi dari beragam sumber untuk membuat sebuah laporan. Tidak hanya itu, banyak karyawan yang terpaksa lembur untuk menyelesaikan laporan-laporan perusahaan. Berbagai kendala tersebut, otomatis membuat manajemen kesulitan dalam membuat keputusan secara efektif dan efisien di saat yang tepat.

Untuk itu diperlukan sebuah sistem yang mampu menyederhanakan proses bisnis yang ada, memungkinkan manajemen meningkatkan kendali internal dan membuat solusi yang tepat untuk dapat mewujudkan visi perusahaan menjadi kontraktor pertambangan yang paling efisien di Indonesia yang diakui dengan standar kualitas, pelayanan dan produk kelas dunia. Dengan penyederhanaan proses bisnis, maka konsolidasi informasi yang cepat dan efektif dapat terwujud, sehingga memungkinkan manajemen PT Arka untuk mendapatkan solusi yang cepat dan akurat terhadap berbagai permasalahan yang timbul dalam proses bisnis, dan dapat memberikan laporan yang cepat kepada pihak ketiga.

Menyadari hal-hal tersebut, PT Arka memutuskan untuk mengimplementasikan solusi bisnis yang dapat menyederhanakan proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien. Langkah selanjutnya, manajemen PT Arka melakukan seleksi terhadap beberapa penyedia solusi bisnis. Seleksi dilakukan melalui browsing internet, dan survey kecil mengenai tingkat kepercayaan pelanggan terhadap penyedia solusi bisnis, serta mitra lokal yang mereka miliki. Pada akhirnya manajemen memutuskan untuk menggunakan solusi bisnis dari SAP, yakni SAP Business One. SAP dipilih karena merupakan penyedia piranti lunak bisnis yang sudah terpercaya dan telah digunakan di banyak perusahaan baik skala kecil sampai besar. Di samping itu, SAP memiliki mitra lokal yang kompeten dalam menyediakan layanan terbaiknya selama proses implementasi dan setelahnya. Hal ini sejalan dengan tujuan perusahaan untuk menggunakan piranti lunak ERP yang handal dan terpercaya.

SAP Business One merupakan aplikasi menyeluruh yang menyediakan upgrade sistem gratis, dapat di customize sesuai kebutuhan pelanggan, dan pengguna dapat menciptakan query-nya sendiri. Selain itu, SAP Business One telah mengintegrasikan seluruh fungsi inti bisnis seluruh perusahaan – termasuk keuangan, pembukuan, perencanaan proyek, pembelian, administrasi penjualan, dan persediaan / pergudangan; menghilangkan kebutuhan untuk instalasi terpisah dan integrasi kompleks dari beberapa modul, serta integrasi manual.

“SAP Business One merupakan solusi yang kami butuhkan karena dapat menyederhanakan fungsi bisnis di PT Arka, mudah dimodifikasi dengan modul tambahan, mudah digunakan, dan telah digunakan di banyak perusahaan. Untuk itu kami percaya solusi ini dapat menjawab semua kebutuhan di PT Arka saat ini dan dimasa mendatang,” ujar Rachman Yulikiswanto, Accounting Manager PT Arka.

Proses implementasi SAP Business One di PT Arka dimulai dari bulan Mei 2011 dan berlangsung selama 8 bulan, termasuk  proses seleksi penyedia solusi bisnis, proses seleksi partner implementor, proses desain, proses implementasi hingga migrasi data. Dalam hal ini, PT Arka menggandeng Mitra Inti Solusindo (MIS) sebagai partner implementornya. MIS dipilih karena respon yang cepat terhadap undangan PT Arka untuk melakukan presentasi dan keaktifan dalam menjawab berbagai pertanyaan dari manajemen selama presentasi. MIS merupakan mitra terpercaya SAP sejak tahun 2004 yang memiliki pengalaman dalam mengimplementasikan SAP di banyak perusahaan, serta memiliki staff untuk dukungan teknis dan layanan yang tidak perlu diragukan lagi. Lebih dari itu, MIS juga memiliki pengalaman dalam modul tambahan dan tailor-making dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.

Setelah solusi Business One mulai dijalankan, PT Arka mulai melakukan penyesuaian dengan tampilan layar, dan melakukan pengecekan secara detil selama proses konsolidasi data. Untuk memastikan konsolidasi data berjalan dengan baik, di dua bulan pertama, mereka menggunakan dua sistem, yakni sistem lama dan SAP Business One. PT Arka juga membentuk tim proyek yang terdiri dari tim dari Departemen Akunting. Tim ini bertugas menjadi trainer SAP Business One internal dan sekaligus menjawab permasalahan terkait SAP Business One yang dialami oleh rekan sekerja di PT Arka.

Sampai saat ini, SAP Business One telah digunakan oleh sekitar 21 karyawan dari Departemen Keuangan, Akuntansi, Pembelian, Pergudangan, dan Peralatan alat berat. Modul yang digunakan meliputi: Finance and Accounting, Business Partners, Purchasing, Fixed assets management, dan Service as plant Modul.

Setelah mengimplementasikan SAP Business One, semua fungsi bisnis di PT Arka dapat terintegrasi hanya dalam satu aplikasi tunggal. Konsolidasi data, query, analisis dan pelaporan dapat dilakukan dengan sangat cepat dan efisien. Dengan adanya integrasi sistem, sistem manual lama seperti pencetakan formulir pemesanan dan proses pengiriman melalui fax dapat ditiadakan. Hal ini dikarenakan semua sistem telah terintegrasi secara online, sehingga memungkinkan untuk melakukan pemesanan dan persetujuan lewat online yang dapat menghemat biaya dan waktu.

“Setelah menggunakan SAP Business One terdapat perbedaan yang sangat signifikan dalam penyajian laporan. Sekarang, laporan keuangan dapat  diperoleh manajemen secara real time, sehingga manajemen dapat mengambil keputusan bisnis yang tepat berdasarkan laporan real time tersebut,”  kata Yuwana, Director PT Arka.

Diharapkan dengan sistem yang terintegrasi, PT Arka akan dapat memberikan informasi yang tepat waktu dan dapat memberikan layanan yang lebih berkualitas kepada manajemen dan mitra bisnisnya. Selain itu, kedepannya, PT Arka berencana mengadopsi modul lain, seperti modul untuk Plant, Production, serta Human Resource management.

Singgih Wandojo, Managing Director, SAP Indonesia mengatakan “Sampai saat ini kami telah memiliki sekitar 800  pelanggan di Indonesia dan lebih dari 50% nya  merupakan perusahaan skala kecil menengah. SAP terus berkomitmen untuk menyediakan solusi – solusi dengan inovasi terdepan untuk segmen ini guna membantu UKM di Indonesia meningkatkan efisiensi, proses bisnis dan daya saing mereka secara global.”