Concur, sebuah perusahaan SAP mengumumkan kerjasama mereka dengan AirAsia untuk menerapkan solusi Travel and Expense terpadu untuk anak perusahaan AirAsia yakni AirAsia Global Shared Services, yang menyediakan jasa outsourcing proses bisnis untuk 17.000 karyawan AirAsia Group.
Air Asia membutuhkan solusi yang akan mudah digunakan dan membuat perencanaan biaya perjalanan lebih sederhana, serta mengurangi penggunaan kertas dan waktu yang dibutuhkan untuk menaikkan dan mengklaim biaya perjalanan. Solusi ini juga aman baik dari perspektif integritas dan keamanan data.
AirAsia adalah Low-Cost Carrier terbesar kawasan Asia Pasifik, dengan penerbangan domestik dan internasional yang dijadwalkan untuk lebih dari 100 tujuan dari Jepang ke India. Pusat utama AirAsia adalah KLIA2, terminal bebas hambatan di Bandara Kuala Lumpur Internasional di Sepang, Selangor, Malaysia. Semua keberangkatan dan kedatangan AirAsia di Kuala Lumpur beroperasi melalui terminal ini.
“Bahkan dalam keadaan normal, klaim dan koordinasi perjalanan tergolong kompleks. Kalikan hal tersebut seribu kali lipat dan kami sadar bahwa kami berada di bawah tekanan yang nyata untuk melihat ke arah sebuah solusi sederhana dan terpadu untuk menggantikan sistem persetujuan travel manual yang memiliki fasilitas pemesanan hotel dan penerbangan terpisah. Kami membutuhkan sesuatu yang akan memberikan solusi one-stop cepat karena klaim biaya perjalanan waktu itu dikelola di enam lokasi di sembilan anak perusahaan secara independen. Solusi Concur ini ditawarkan dan kami terkesan dengan kemampuannya untuk memperkokoh integrasi sistem kami,” kata Naresh Alagan, Chief Executive Officer, AirAsia Global Shared Services.
Menuju tujuan ini, Concur mengimplementasikan solusi Travel and Expense mereka dengan Audit Kebijakan, Tunjangan Perjalanan dan modul Konfigurasi PPN di cloud untuk AirAsia Global Shared Services. Tujuannya adalah untuk mengurangi dampak manajemen biaya dan perjalanan kepada seluruh karyawan AirAsia Group, dan khususnya untuk AirAsia Global Shared Services dan staf Keuangan.
“Kami ingin membantu karyawan AirAsia menghabiskan waktu sesedikit mungkin pada kegiatan yang memiliki lebih sedikit nilai tambah seperti mengelola wisata tugas dan lebih pada pertumbuhan bisnis. Pergeseran ini menuju klaim digital adalah langkah menuju lingkungan bebas kertas saat kami terus memanfaatkan lebih banyak solusi cloud. Manfaat kunci dari solusi Travel and Expense Concur adalah untuk merampingkan dan menyingkat proses biaya perjalanan AirAsia,” tutur Naresh.
“Karena karakteristik dari bisnis kami, kebutuhan perjalanan staf kami tinggi dan setelah solusi Concur diluncurkan, kami yakin bahwa staf dapat lebih fokus pada pekerjaan mereka dan lebih sedikit mengkhawatirkan mengenai penggantian biaya perjalanan dan persetujuan,” tambah Naresh
Implementasi untuk solusi Concur diperkirakan akan selesai pada awal Juli tahun ini. Setelah solusi tersebut mulai berjalan, pengguna akan dimungkinkan untuk meningkatkan hampir 100% persetujuan perjalanan, klaim perjalanan dan pemesanan kamar hotel, yang memungkinkan meja perjalanan terpusat untuk menangani kasus terkecuali, membuat pemesanan tiket pesawat dan rekonsiliasi untuk penggantian klaim biaya dan pembayaran hotel. Solusi akan memungkinkan hingga 10 orang di seluruh Grup AirAsia akan dipindahkan ke tugas-tugas yang memiliki nilai tambah.
Naresh melanjutkan, “Kemampuan untuk meningkatkan persetujuan perjalanan, membuat dan membayar hotel dan beban klaim semua melalui aplikasi tunggal adalah revolusi dari proses manual kami saat ini yang sudah ketinggalan jaman. Penambahan pemesanan tiket pesawat di masa depan untuk karyawan akan menyelesaikan rantai nilai, yang mencerminkan peluang kolaborasi inovatif ketika manfaat ini tersedia untuk semua klien Concur. Tujuannya adalah untuk membuat hidup lebih mudah bagi karyawan di seluruh dunia. Kami adalah dan akan selalu menjadi bisnis yang dibangun pada inovasi, menciptakan peluang bagi masyarakat dan menjembatani batas.”
“Concur melayani lebih dari 32.000 pelanggan, dan 32 juta pengguna global. Klien kami menghargai kemampuan visibilitas dan analisis data di perjalanan bisnis dan manajemen pembiayaan, kepatuhan atas kebijakan yang kuat dan kemudahan pengalaman pengguna bagi karyawan mereka. Kami sangat senang untuk memberikan AirAsia Global Shared Services dengan layanan dan solusi manajemen perjalanan dan biaya yang terpadu dan terbaik di kelasnya,” kata Madanjit Singh, Managing Director, Concur Asia Tenggara.
“SAP bangga mendukung operator lokal kami, AirAsia yang diakui dan dihormati secara internasional, dengan solusi cloud dari Concur untuk memungkinkan mereka untuk memenuhi tujuan utama mereka dari pengurangan biaya, kepuasan karyawan dan akses yang lebih mudah untuk melakukan perjalanan tugas. Pasar penerbangan di sini menghadapi persaingan yang ketat dari operator internasional dan tekanan dari peraturan penerbangan untuk integrasi yang lebih tinggi dan efisiensi. Setelah diimplementasikan, tujuan ini untuk AirAsia akan terpenuhi,” komentar Terrence Yong, Managing Director, SAP Malaysia. (dri)
