Parallel Processing Dalam Rancangan Piranti Lunak Terbaru Andal Software Untuk Tingkatkan Efisiensi Proses Penggajian

Jakarta, 22 Agustus 2013 – Banyak perusahaan bisnis, khususnya manufaktur menghadapi masalah penggajian karyawan. Sehingga kerap kali bagian penggajian, harus terpaksa mengambil lembur menjelang tanggal cut off. Masalah penggajian karyawan yang sering dihadapi perusahaan ialah sebagai berikut:

  • Terjadinya perubahan jadwal kerja karyawan yang telambat dilaporkan ke bagian penggajian – Jadwal kerja yang telah disusun setiap minggu atau setiap bulan tidak selalu dapat ditepati, karena halangan dari karyawan, sehingga terjadi perubahan jadwal kerja. Perubahan jadwal kerja ini sering terlambat di laporkan ke bagian penggajian, sehingga pada saat mendekati tanggal cut off, bagian penggajian harus lembur untuk memasukan perubahan jadwal kerja karyawan.
  • Surat Perintah Lembur yang terlambat dilaporkan ke bagian penggajian – Surat perintah lembur untuk karyawan yang lembur tanpa rencana, biasanya dibuat setelah karyawan melakukan lembur, dan surat perintah lembur ini sering terlambat diberikan ke bagian penggajian, sehingga pekerjaan bagian penggajian untuk memasukan data menjadi menumpuk, akibatnya sering melakukan lembur untuk pemasukan data.
  • Kelengkapan data kehadarin karyawan – Pada saat melakukan pencatatan kehadiran dengan mesin absensi finger print, biasanya ada beberapa data tidak dapat di tarik ke dalam piranti lunak penggajian. Sehingga bagian penggajian atau HR harus memeriksa data yang tidak lengkap. Dan memperbaiki data yang tidak lengkp. Pekerjaan melengkapi data ini mudah dilakukan tetapi memerlukan waktu yang cukup lama.
  • Pemasukan data yang di pusatkan ke satu bagian memerlukan waktu yang lama – Karena pekerjaan memasukan data kedalam software di pusatkan di bagian payroll atau HR, maka pekerjaan menjadi menumpuk. Tidak heran bagian penggajian sering melakukan lembur khususnya pada saat mendekati waktu gajian.

Meningkatkan Efisiensi Bisnis dengan Pemrosesan Secara Paralel

Menurut Hukum Moore, kecepatan prosesor akan menjadi dua kali lipat dalam waktu 18 bulan. Bila pada mulanya, perusahaan menggunakan prosesor dengan pemrosesan tunggal, maka saat ini sudah banyak ditemukan prosesor yang mampu melakukan pemrosesan data secara paralel. Untuk mendukung kecepatan prosesor tersebut, banyak arsitektur komputer menggunakan multi core, yaitu teknologi yang membantu prosesor melakukan proses secara paralel atau bersamaan. Sehingga, saat ini komputer dapat melakukan proses secara pararel sebayak 8 jalur dalam waktu bersamaan.

Untuk memiliki sistem penggajian yang efisien, tak hanya didukung oleh prosesor yang cepat, namun juga harus diimbangi oleh piranti lunak yang juga memungkinkan melakukan proses secara paralel. Piranti lunak yang dapat melakukan proses paralel harus dilengkapi dengan teknik perhitungan tersendiri, karena ada perhitungan yang dapat dilakukan secara paralel dan ada perhitungan yang menunggu hingga selesai baru kemudian dapat dihitung. Gene Amdahl, arsitektur komputer, menyatakan bahwa potensi suatu proses dari program bisa dipercepat. Percepatan ini dihasilkan dari bagian perhitungan yang dapat dilakukan secara paralel.

Legacy Aplikasi Piranti Lunak

Piranti lunak yang ditulis dengan menggunakan alogaritma dan cara lama, tidak dapat memanfaatkan kecepatan proses paralel pada prosesor saat ini. Sehingga, penulisan piranti lunak dengan arsitektur lama harus dirancang ulang agar dapat memanfaatkan kemampuan proses secara paralel.

Untuk mengubah piranti lunak rancangan lama menjadi piranti lunak yang mampu berjalan di proses paralel tidaklah mudah. Karena cara piranti lunak tersebut dalam melakukan perhitungan dan proses serta teknik perancangan sudah berbeda. Sehingga, perubahan tersebut harus dilakukan dengan cara merancang dan ditulis ulang seperti membuat piranti lunak baru. Ini merupakan buah simalakama, kalau tidak diubah piranti lunak tersebut akan tertinggal, dan jika diubah akan memerlukan biaya yang besar serta memakan waktu yang lama untuk memerikasa bug piranti lunak tersebut dan untuk stabilitas produk saat piranti lunak digunakan pertama kali.

Memproses Data Secara Paralel

Menyadari kebutuhan piranti lunak yang mampu mendukung proses paralel, Andal Software telah merancang kembali piranti lunak produk 2006. Rancangan baru ini hadir sebagai solusi atas masalah penggajian yang kerap dihadapi oleh banyak industri saat ini, khususnya manufaktur.

Untuk mengoptimumkan kemampuan prosesor yang ada saat ini dalam melakukan proses secara paralel, Andal Software akan meluncurkan Andal PayMaster 2014 yang dapat memproses 80% lebih cepat. Serta produk lainnya seperti Andal Kiosk dan Andal Linkage, yang dapat mengurangi pemasukkan data pada bagian penggajian sehingga mempercepat proses perhitungan penggajian. Peluncuran ketiga produk tesebut akan diadakan pada 9 September 2013. Dengan rancangan baru ini, Andal Software optimis dapat meningkatkan efisiensi bisnis, karena selain dapat menghemat waktu juga dapat mengurangi biaya pengeluaran perusahaan dalam pengelolaan penggajian.

Meski piranti lunak rancangan terbaru tersebut sudah lama dipersiapkan, tetapi masih tidak mudah. Hal ini dikarenakan Andal Software harus tetap mempelajari karakteristik dari pemrosesan paralel. Banyak hal yang perlu dilakukan dalam penyesuaian dan pada saat dilakukan uji coba juga ada suatu tantangan tersendiri. Akhirnya setelah melalui uji coba selama beberapa bulan, Andal Software dapat membuat piranti lunak yang dapat memanfaatkan pemrosesan secara paralel.

Gambar grafik di atas menunjukkan berapa bagian piranti lunak yang dapat dilakukan proses secara paralel. Semakin banyak proses yang dapat dilakukan secara paralel, maka prosesnya akan semakin cepat. Sebagai contoh di salah satu pemakai Andal PayMaster yang mempunyai karyawan 7.000, pada saat memproses memerlukan waktu 10 jam, setelah diganti dengan menggunakan Andal PayMaster 2014 dan menggunakan prosesor I7 yang dapat memproses secara paralel sebanyak 8 jalur, maka kecepatan proses menjadi kurang dari 2 jam. Jika kita lihat dari grafik di atas percepatan yang dapat dilakukan dengan optimasi maksimal dan menggunakan 8 jalur proses maka percepatan yang didapatkan ⅕, artinya yang dapat diproses secara paralel mencapai 80 %.

Andal Kiosk dirancang untuk merekam data kehadiran karyawan. Selain itu bila ada perubahan jadwal kerja atau lembur maka Andal Kiosk akan menanyakan pada karyawan yang memasukan data apakah benar ada lembur atau apakah ada perubahan jadwal kerja. Dan bila data tersebut disetujui oleh penyelia maka data tersebut akan langsung masuk ke dalam Andal PayMaster, sehingga bagian penggajian tidak ada lagi memasukan data SPL, dan perubahan jadwal kerja.

Karena Andal Kiosk on-line dengan Andal PayMaster, maka data kehadiran akan langsung masuk ke dalam Andal PayMaster tanpa harus melakukan proses pengumpulan data. Dengan proses seperti ini, maka kemungkinan data kehadiran tidak masuk sangat kecil sekali dan akan membuat proses pengumpulan data dari mesin pencatat kehadiran tidak diperlukan lagi.

Proses Data Secara Paralel Pada Proses Bisnis

Untuk menciptakan efisiensi dalam proses penggajian diperlukan sebuah perubahan proses bisnis. Bila semula pendataan dilakukan oleh bagian penggajian, maka perlu disebar ke titik awal sumber data terjadi. Dengan adanya perubahan ini, memungkinkan penumpukan data yang terjadi pada bagian penggajian akan terdistribusi. Sehingga pekerjaan bagian penggajian akan berkurang banyak.

Untuk itu, Andal Software merancang Andal Kiosk 2014, yang dapat digunakan untuk melakukan pencatatan data kehadiran karyawan. Pada saat karyawan melakukan presensi (pencatatan kehadiran pada mesin pencatat kehadiran), Andal Kiosk akan melakukan pengecekan, apakah jadwal kerja karyawan tersebut benar atau berubah dari jadwal semula. Bila terjadi perubahan jadwal kerja, maka Andal Kiosk akan bertanya apakah jam kerja benar? Bila tidak, maka Andal Kiosk akan mengeluarkan beberapa alternatif jam kerja. Setelah dipilih oleh karyawan tersebut, maka data kehadiran akan disimpan, dan dimintakan persetujuan pada penyelia. Hal yang sama dilakukan pada saat karyawan pulang, misalnya jam pulang karyawan melebihi jam kerja yang ditentukan dan belum memiliki Surat Perintah Lembur, maka Andal Kosk akan menanyakan apakah karyawan tersebut lembur. Bila ya, maka penyelia diminta memberikan persetujuan dan berapa lama lembur tersebut yang disetujui.

Dengan mengubah proses bisnis pengelolaan penggajian dengan menggunakan Andal Kiosk, maka pengelolaan penggajian akan menghemat biaya pengelolaan penggajian antara 5 – 20 %, tergantung pada jumlah karyawan dan bisnis proses yang ada sekarang ini. Hal ini berarti dapat menghasilkan penghematan yang cukup besar dalam pengelolaan penggajian.

Perubahan dari pemrosesan tunggal ke paralel pada perhitungan gaji karyawan tidak hanya akan menghemat waktu, namun juga biaya operasi perusahaan hingga mencapai 20% dalam pegelolaan penggajian.